Každý z nás se ocitl v pozici, kdy ve svém zaměstnání má určité požadavky. Nemám teď na mysli požadavky na zvýšení platu nebo požadavky na jiné, jistě příjemné, benefity. Mám na mysli požadavky, které se týkají Vaší pracovní činnosti, například – pokud pro svou práci používáte nějakou firemní aplikaci a potřebujete rozšířit její funkcionalitu nebo potřebujete pro svou práci zřídit specializované měřící nebo testovací pracoviště.
Zadání požadavků k řešení
Každá organizace má postup, jak v takových případech postupovat – kam se podá žádost, kdo ji zpracuje, sežene patřičné podklady a dokumentaci pro realizaci, zjistí náklady na realizaci, a kdo na závěr Váš požadavek schválí a „posvětí“ jeho uvedení do reality. Cesta dlouhá, zarůbaná …
Pokud si ještě k tomu přičtete čas (a nervy) strávené s kompletací potřebných dokumentů (kdo co dodá, jak se budou podávat připomínky a kde budu mít vlastně potřebnou dokumentaci k dispozici k nahlédnutí), v duchu se již můžete rozloučit s vidinou rychlého vyřízení a realizace Vašeho požadavku.
Chce to nějaký nástroj, který by v organizacích dokázal rychle a transparentně plnit takovou úlohu. Nástroj, který by byl k dispozici a zpřehlednil celý proces.
Řešení, které Vám chceme představit, si klade za úkol být takovým nástrojem. Pomocí tohoto řešení budete (nebo osoba k tomu určená) mít možnost shromáždit potřebné dokumenty a podklady, potřebné odborníky a spolupracovníky pro stanovení co nejefektivnějšího způsobu splnění požadavků, které máte.
Při zakládání požadavku do aplikace definujete, o jaký typ požadavku se jedná, jaké oblasti se týká a další parametry, které je možné definovat. Na základě těchto parametrů aplikace provede výběr a přiřazení odpovědného vedoucího za příslušnou oblast služeb a tedy vyřešení požadavku.
Zadání požadavků do systému se děje prostřednictvím webových dynamických formulářů InfoPath 2010. Příklad takového formuláře se zobrazením souvisejících dokumentů je na Obrázku 2. Některá vybraná data z těchto formulářů mohou být použita např. v souvisejících reportech.
Vedoucí dané oblasti následně určí odpovědnou osobu, říkejme mu třeba „Správce služby“, a pověří ho zpracováním Vašeho požadavku.
Správce služby si může ke zpracování přizvat kolegy, které považuje za nezbytné pro její vyřízení – tedy experty a specialisty na danou problematiku v organizaci. Dále může připojit dokumentaci, jak interní povahy, tak od partnerů (např. technickou specifikaci, odhady a další materiály). Formulář nabízí „Správci služby“ vytvářet a organizovat schůzky ve sdíleném kalendáři nebo vést elektronickou komunikaci s přizvanými osobami.
V jednom místě tedy shromáždí veškeré potřebné vstupy od agendy pro stanovení cíle, návrhy jeho řešení až po otevření projektu.
Pokud máme všechno takhle pěkně pohromadě, přecházíme na rozhodující část každého projektu – někdo ho musí schválit a zejména musí posvětit velikost rozpočtu, potřebného k realizaci.
Často se stane, že na výsledném rozpočtu se může podílet více oddělení, tedy více schvalovatelů. Každý ze schvalovatelů dostane úkol prostřednictvím přednastavených pracovních toků, aby odsouhlasil velikost své části rozpočtu. Jako v obdobných případech si, kromě schválení, mohou schvalovatelé prohlížet přiloženou dokumentaci nebo vyžádat doplňující informace a podobně.
Když máme tedy všechno schváleno a přidělené peníze na jeho realizaci, můžeme otevřít nový projekt a snažit se co nejlépe o jeho uvedení do reality. Sledování projektu a jeho průběh je možné sledovat na SharePointu např. pomocí webové části, o které jsme psali minule (časopis QUAS č. 76, článek publikovaný pod názvem
„Mějte informace po ruce. V SharePointu.“).
Výhody nasazení.
Řešení Vám má pomoci zajistit a shromáždit potřebné informace pro plnění požadavku, který Vy jako uživatel zadáváte do systému (sám nebo prostřednictvím pověřené osoby), do jednoho místa. Nebo jako správce, vedoucí pracovník aplikaci snadno využijete, abyste snadno vyhodnotil podklady, které vždy máte na dosah a v aktuální podobě. Ke zpracování podkladů může použít dostupné zdroje a informace od nich soustředit v jednom místě. Na základě dostupných informací pak jako odpovědný pracovník můžete požadavek posoudit a rozhodnout o jeho realizaci.
Takovéto řešení tedy výrazně urychlí a dodá přesné informace pro zpracování a vyhodnocení požadavků. Dochází ke snížení chybovosti, odpovědní pracovníci mají vždy aktuální informace k dispozici a mohou tak přijmout kvalifikované rozhodnutí. Vybraná data je pak možné použít pro další zpracování, např. reporting.
Řešení je Vám k dispozici na platformě SharePoint Server 2010.