Řízení projektů (Project Management) představuje způsob rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů. Stručně můžeme řízení projektů také charakterizovat jako účinné a efektivní dosahování významných změn.
Cílem řízení projektů je zajistit naplánování a realizaci úspěšného projektu, kterým se rozumí případ, kdy v plánovaném čase a s plánovanými náklady bylo dosaženo cílů projektu a realizace projektu nevyvolává negativní reakce.
To jsou strohé definice, kterými lze řízení projektů charakterizovat.
Projektová správa je jednou z důležitých součástí činnosti firmy. A nezáleží na tom, jestli jde o firmu menší nebo firmu velkou. Úspěšné zvládnutí projektu znamená další kamínek do mozaiky úspěšného fungování firmy či organizace.
Na projektovou správu se zaměřují různé programy nejrůznějších výrobců (např. Microsoft Project od firmy Microsoft). Jedná se o programy, které jsou komplexní a dokáží sledovat mnoho součástí projektu a jejich realizace. Takové komplexnosti samozřejmě odpovídá i cena, kterou jako uživatel za program zaplatíte.
Chceme Vám představit způsob, jak je možné sledovat probíhající projekty přístupným způsobem i pro menší a střední firmy. Naše firma uvádí na trh webovou část (webpartu) pro platformu Microsoft SharePoint, která umožňuje sledovat vývoj a plnění projektů jednoduchým a uživatelsky příjemným způsobem.
Platforma Microsoft SharePoint
Není cílem tohoto článku seznámit čtenáře detailně s platformou Microsoft SharePoint. Pro informaci bych jen chtěl uvést, že na trhu existuje SharePoint Foundation 2010 a SharePoint Server 2010 (pro jednoduchost budeme používat v následujícím textu pro oba označení „SharePoint“, protože popisované řešení je určené jak pro SharePoint Foundation 2010, tak pro SharePoint Server 2010).
Firmy a organizace mohou používat SharePoint, aby rychle vytvořily různé typy webů, kde mohou spolupracovat na webových stránkách, dokumentech, seznamech, kalendářích a datech.
Platforma SharePoint je všestranná technologie, která umožňuje organizacím a obchodním jednotkám všech velikostí zvýšit efektivitu obchodních procesů a zlepšit týmovou produktivitu, spolu s nástroji pro spolupráci, která pomáhá pracovníkům, aby zůstali ve spojení s organizací, i když jsou mezi nimi organizační nebo geografické hranice. SharePoint umožňuje lidem přistupovat k dokumentům a informacím, které potřebují. Mohou využívat nástroje spolupráce prostřednictvím známého webového rozhraní a denně používaných nástrojů, které zahrnují programy systému Microsoft Office.
Pro ty z vás, kteří se chcete seznámit se SharePointem detailněji, doporučuji obrátit se na naše stránky
www.emris.cz, kde získáte základní informace, nebo přímo na stránky firmy Microsoft.
Komunikace je základ
Pokud jste pracovník, který se jako součást pracovního týmu nebo skupiny účastní na projektech ve firmě, musíte efektivně komunikovat s ostatními členy a vyměňovat si s nimi informace. Komunikace je základní pro úspěšnou týmovou práci. Pokud využíváte „tradiční“ nástroje – tedy email, diskové úložiště souborů, kalendář – brzy narazíte na omezení, která začnou Vaši práci a práci vašich kolegů, brzdit.
Dohledat poslední mail s informací o ceně, dokument s aktuální konfigurací nabídky zákazníkovi a sledovat své úkoly a další věci není jednoduché.
Možná to ve vaší firmě zatím fungovalo.
Ale fungovalo to opravdu? Probíhaly všechny Vaše činnosti opravdu hladce? Dařilo se Vám dodržovat termíny? Byli zákazníci vždy spokojeni?
Ruku na srdce, vždycky to neproběhlo bez problémů. Párkrát jsme přetáhli termín, dodali jsme jiné zboží, protože zákazník změnil své požadavky na poslední chvíli a tahle informace se „někam“ zatoulala.
Hledáte a získáváte informace na několika místech, což také nepřispívá ke snadnému plnění přidělených úkolů a Vaše účast na projektu se začíná stávat noční můrou nebo zlým snem. Zejména pak v případě, kdy se účastníte na realizaci několika projektů najednou.
Webová část pro sledování projektů
Webová část pro sledování projektů v SharePointu je určena k tomu, aby shromáždila dostupné informace o projektu na jednom místě a tím usnadnila určeným pracovníkům sledování, jak se projekty plní. Není třeba dohledávat složitě informace po firmě a zjišťovat, která z nich je poslední nebo která je platná. Všechno je pěkně na jednom místě a k dispozici.
Konfigurace
Webovou část je možné jednoduchým způsobem vložit do stránky jako její oddíl. Pro správnou funkčnost je třeba definovat seznamy a dokumentovou knihovnu. Z nich pak webová část bere informace a agreguje je a zobrazuje uživatelům v jednom místě.
Uživatelské rozhraní
Uživatelské rozhraní je jednoduché a uživatelsky přehledné. Horní část úvodní záložky „Hlavní“ zobrazuje seznam projektů. Pokud si uživatel nějaký projekt zvolí výběrem zaškrtávacího boxu u názvu projektu, zobrazí se jeho detaily v dolní části webparty a zpřístupní se ostatní záložky, které jsou zobrazeny na Obrázku 1.
Přímo z úvodní záložky může uživatel projekty vytvářet, nebo k nim přidávat tzv. subprojekty.
Ve webové části se také zobrazují dostupné informace o zvoleném projektu. Jak již bylo uvedeno v předchozí části článku, typ a obsah těchto informací je možné si nadefinovat podle potřeby organizace – např. název projektu, jeho popis, jména vedoucích účastníků, stav projektu, plánovaný začátek a konec a další parametry, které Vás zajímají a které chcete sledovat.
V záložce „Dokumentace“ mají uživatelé k dispozici veškerou dokumentaci, která se vztahuje k projektu. Sem je možné nahrát příslušné dokumenty k projektu. Knihovna má nastavené verzování.
V záložce „Úkoly“ se zobrazují přidělené úkoly pro jednotlivé uživatele, kteří se na realizaci projektu podílí. Úkoly pro pracovníky je možné zadávat přímo z této záložky ve webové části a je možné je přenést přímo do kalendáře - Obrázek 2.
„Sledování problémů“ reprezentuje časové milníky projektu, schůzky jednotlivých aktérů a podobně. Schůzky účastníků je samozřejmě možné zadávat přímo z této záložky.
Záložka "Kalendář" zobrazuje veškeré schůzky a jednájí, které se týkají příslušného projektu. Kalendář je samozřejmě možné připojit do poštovního klienta MS Outlook
V záložce "Oběžníky" jsou uvedeny dokumenty, které se týkají projektu a jsou určené pro všechny účastníky projektu - např. oznámení o změnách a podobně.
Pomocí záložky "Poznámka k telefonnímu hovoru" je možné sledovat a přidávat poznámky k uskutečněným telefonickým hovorům s dalšími účastníky projektu.
Záložka „Souhrn“ pak poskytuje souhrnné informace o projektu – kolik dokumentů přísluší k projektu, kolik úkolů bylo přiděleno v jeho rámci. Tuto „výstupní sestavu“ projektu je možné i seskupovat (kolik úkolů již bylo splněno) - Obrázek 3.
Závěrečné shrnutí
Úspěšná realizace projektů je klíčem k úspěšné činnosti firmy. Účastníci projektů musí mít přehled a správné informace dostupné v kteroukoli dobu.
Hlavní výhoda přestaveného řešení již byla několikrát uvedena v článku výše – všechny informace a data, která se týkají projektu, jsou dostupná na jednom místě všem pracovníkům. Není třeba složitě přecházet v systému a vyhledávat informace, které člověk potřebuje pro svoji práci.
Další nespornou výhodou je variabilita. Při implementaci webové části si můžete definovat informace, které chcete u svých projektů sledovat (sloupečky), vytvořit si pravidla a informace, které chcete sledovat a následně i zobrazovat na webové části.
Webovou část je možné také velmi rychle a snadno implementovat do systému a začít používat. Tak na co čekáte?