Aplikace NSA (Non Standard Agreements) je aplikace pro komplexní správu a evidenci smluv se škálovatelnými schvalovacími procesy. Jedná se o samostatnou WSS instanci na aplikačním serveru farmy MOSS. Aplikace využívá záložkového rozhraní pro komfortní správu procesů nad vybraným obsahem a pro sjednocení uživatelského rozhraní pro správu jednotlivých smluvních případů.
Aplikace je integrována do IS organizace, což umožňuje významně využívat strukturu společnosti pro řízení struktury obsahu a přístup k informacím, tady s využitím rolí a pracovních pozic v organizaci. To výrazně snižuje náklady a usnadňuje správu aplikace, zejména díky zajištění automatického přístupu k informacím.
Evidence smluv a dodatků ke smlouvě je sjednocena do podoby samostatných případů, tzv. „casu“, které jsou na sebe vázány. Činnosti pro zpracování celého případu jsou rozděleny do jednotlivých stavů a v těchto určených stavech probíhají pracovní procesy – připomínkovací proces a schvalovací proces.
Připomínkovací proces obsahuje cykly. Během těchto cyklů jednotliví účastníci procesu doplňují rozhodující informace (dokumenty a metadata) za své odborné oblasti a provádějí připomínkování smlouvy. V rámci případu si jeho účastníci (pracovního procesu nebo při revizi smlouvy) mohou vzájemně adresovat a vyměňovat připomínky. Systém také umožňuje přizvat specialistu do připomínkovacího procesu pro vybranou oblast, která není standardně pokryta účastníky připomínkovacího procesu.
Připomínkovací proces se řídí druhem smlouvy. Vyplňování metadat a typ připomínkovacího procesu, kterým smlouva projde, určuje typ smlouvy - typ obsahu. Pro každý typ smlouvy je možné stanovit seznam a pořadí účastníků připomínkovacího procesu.
Připomínky jsou vyhodnoceny a promítnuty do konečného návrhu znění smlouvy. Výstupem je finální návrh za právní oddělení. Připomínkovací proces je možné opakovat až do doby, než dojde ke shodě všech zúčastněných stran smlouvy. Jednotlivé připomínkovací procesy jsou vedeny jako samostatné části případu.
Nastavení pracovního procesu obsahuje kontroly na vyžádané akce, aby mohlo dojít potvrzení WF. To znamená, že pokud přidělený úkol není účastníkem procesu splněn, není možné pokračovat v dalším kroku postupu jeho následujícím účastníkem.
Po ukončení připomínkovacího procesu následuje schvalovací proces smlouvy.
Po ukončení schvalovacího procesu je smlouva podepsána a v podobě e-scanu je připojena do případu s využitím aplikace pro scanování a následné automatické odeslání do případu.
Aplikace umožňuje pro jednotlivé typy smluv definovat klíčové informace a události, které jsou sledovány a podle kterých jsou určení pracovníci informováni mailem.
Příkladem toho je například blížící se konec platnosti smlouvy. Systém ve vybraných termínech upozorňuje zpracovatele na blížící se termín ukončení platnosti. Dodatek k takové smlouvě je možné vytvořit v příslušném případu smlouvy volbou akce „Dodatek“. Vzniká tím vazba mezi smlouvu původní a jejím dodatkem. Dodatek převezme definovaná metadata a proces startuje znovu od začátku – připomínkovací proces a schvalovací proces.
Smlouvy a příslušné dokumenty je možné vyhledávat pomocí klíčových metadat nebo dalších parametrů. Výsledky jsou zobrazeny ve vlastních maskách. Při vyhledání smlouvy se zobrazí všechny související dokumenty, tedy včetně dodatků a archivovaného originálu původní smlouvy.
Výhody řešení je možné rozdělit do dvou oblastí – procesní a oblasti správy.
Procesní výhody spočívají především v celkovém zpřehlednění a transparentnosti schvalovacího procesu, dodržení firemních procesů a pravidel, přístup k informacím, řízení úkolů a dohledání informací. Vazba na organizační strukturu zajišťuje zastupitelnost, audience obsahu a personalizace - systém nabízí obsah a informace podle role odborné oblasti uživatele.
Nedochází k duplikování smluv a díky nastaveným procesům jsou příslušní uživatelé upozorněni na končící termín platnosti smlouvy, takže mohou včas podniknout příslušné kroky pro její obnovení.
Výhody řešení v oblasti správy jsou především v integraci aplikace do IS organizace. Díky tomu je možné využívat strukturu společnosti pro řízení struktury obsahu a přístup k informacím, tady s využitím rolí a pracovních pozic v organizaci. To výrazně snižuje náklady a usnadňuje správu aplikace, zejména díky zajištění automatického přístupu k informacím.
Integrace do platformy MOSS a IS organizace
Mimo integrace s platformou SharePoint je aplikace úzce provázána na další firemní aplikace. Díky tomu aplikace pro sledování nestandardních smluv může využívat (a také využívá) nabídku aktuálních a platných dat o zákaznících a dodavatelích.
Transparentnosti aplikace přispívá i to, že kroky všech účastníků procesu jsou zaznamenány v protokolu a je tedy zřejmé, kdo a kdy tyto kroky prováděl.
Konečně také díky nasazení do prostředí intranetu se uživatelé pohybují ve známém prostředí, což jim výrazně zjednodušuje a urychluje práci.
Další výhodou je vznik nových modulů - kalendář plateb, který obsahuje časový rozvrh plateb daný smlouvou.
Použité produkty:
Windows Server 2008 R2
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Visual Studio 2008
Microsoft Office 2007
Počet uživatelů:
Cca 200