Intranetový portál pro střední organizaci

S ohledem na potřeby společnosti byla v první fázi realizace upřednostněna aplikace Cost Center, která patří mezi klíčové aplikace firmy. Jedná se aplikaci, která spravuje a kontroluje náklady pro jednotlivé destinace. Dříve byla tato činnost podporována aplikací Microsoft Office Excel, kde se v tabulkách s makry prováděly potřebné kontrolní výpočty. S dynamickým rozvojem firmy však přestal tento způsob postupně vyhovovat vzhledem k pracnosti a časové náročnosti. Společně s tím bylo třeba zajistit rychlost a dostupnost informací a jejich cílení odpovědným pracovníkům.

Aplikace Cost Center byla vytvořena v prostředí Microsoft Office SharePoint 2007 a Forms Services. Veškerá práce s daty v aplikaci je tak řízena přesně dle firemních procesů a splňuje i nároky kladené na bezpečnost. Veškeré změny musí být zároveň autorizovány. Díky tomuto řešení se výrazně zjednodušila konsolidace dat z jednotlivých formulářů a také schvalování, které mohou odpovědní pracovníci provádět, ať už jsou kdekoliv.

 

V další etapě výstavby firemního portálu byla uskutečněna celková kofigurace systému až do úrovně požadované struktury a  vybrané skladby obsahové části portálu s prvky demonstrujícími další možnosti rozvoje. Portál byl vybaven vyžadovanými pracovními nástroji a procesy a to především pro oblasti request managementu. Po přenesení organizační struktury firmy tak vznikly weby jednotlivých oddělení, které byly rozšířeny dalšími aplikacemi, reflektujícími konkrétní potřeby pro evidenci nepřítomností v práce, rezervaci sdílených zdrojů a komunikaci (Absence Center pro schvalování žádostí o volno, Rezervační centrum pro rezervaci místností a technických zdrojů). Součástí je nastavení základních pravidel pro publikování obsahu pro jednotlivce a pro oddělení, pravidla pro tzv. Document Management a správu zásad informací (tzv. Information Management). Tím došlo k podstatnému zjednodušení vlastní publikace a dále ke zvýšení rychlosti a komfortu práce všech uživatelů ve firmě. Nasazením technologie Information Rights Management pak společnost řeší i otázku proaktivní bezpečnosti, kdy každý autor dokumentu má možnost snadno nastavit některou z předdefinovaných bezpečnostních politik a aktivně ovlivnit kdo a jak bude se sdíleným dokumentem pracovat. Nastavené elektronické schvalovací procesy se pak starají o schválení různých typů dokumentů přesně v souladu s podnikovými procesy a zároveň zamezují ztrátě fyzických dokumentů, ke které při papírovém oběhu v minulosti docházelo. Schvalování dokumentů tak probíhá přesně, rychle a průkazně.