Nová verze pokračuje v trendu nastoupeném ve verzi SharePoint 2007. Nová verze přináší řadu významných vylepšení a rozšíření. Jedná se o vylepšení, která mají pomoci zlepšit práci a efektivitu jednotlivce i pracovních skupin. V tomto článku se budeme zabývat novou verzí zejména z pohledu uživatele.
Oblasti vylepšení je možné rozdělit do několika oblastí:
Nové uživatelské rozhraní
Spolupráce
Komunity
Enterprise Content Management pro dokumenty, záznamy, elektronický obsah a Webový obsah
Vyhledávání
Správa webu a jeho úpravy
Obchodní inteligence
Business Connectivity Services
Nové uživatelské rozhraní
Pokud jako uživatel používáte ke své práci Microsoft Office 2007, jistě Vám není neznámý pojem „pás karet“ (v angličtině Ribbon). Nový SharePoint 2010 takový pás karet využívá. Stejně jako v Office 2007 je uspořádán tak, že příkazy jsou uspořádány tak, aby tvořily skupiny, které uživatel potřebuje k vykonání nějaké akce. Například skupina příkazů pro práci s dokumentem v knihovně nebo příkazy pro formátování textu na webové stránce.
Takové přizpůsobení samozřejmě pomáhá šetřit čas a náklady, protože lidé se pohybují v sjednoceném prostředí a nemusí se učit nové věci. Mají k dispozici nástroje, které v danou chvíli potřebují pro dokončení své práce.
SharePoint 2010 – pouze v 64 bitech
První výrazná změna, která se udála, je že nová verze SharePoint 2010 (a stejně tak i SharePoint Foundation 2010, který je nástupcem Windows SharePoint Services 3.0) bude k dispozici pouze v 64 bitové verzi. Důvodem je to, že vlastnosti obsažené v nové verzi SharePointu lépe spolupracují a lépe využívají výkonnosti, kterou 64-bitová platforma poskytuje.
Toto není vlastnost, která by byla pro běžného uživatele nějakým způsobem citelná. Proto se budeme věnovat spíš oblastem, se kterými se uživatel setká, respektive s kterými bude pracovat.
Spolupráce
Simultánní spolupráce
Spolupráce byla vždycky silnou a klíčovou vlastností v SharePointu. V nové verzi tato spolupráce jde ještě dál. Například při úpravě dokumentu může takové úpravy provádět několik uživatelů najednou a to přímo v prohlížeči.
Představte si, že pošlete svým kolegům dokument, aby Vám k němu napsali připomínky a komentáře. Pokud takový dokument pošlete k připomínkování více kolegům, asi se odpovědi jen tak nedočkáte. Ne, že bych chtěl obviňovat Vaše kolegy z nečinnosti, ale zatím bylo možné dokument revidovat pouze jedním uživatelem a tím pádem pouze ostatní k němu mohli přistupovat pouze pro čtení. Nová verze umožňuje přístup několika uživatelů současně, takže spolupráce se tak stává rychlejší a efektivnější.
Práce s kalendářem jako v Outlooku
Další nová vlastnost, která směřuje k uživatelskému komfortu, se týká kalendáře v SharePointu. Kalendáře z SharePointu bylo možné propojovat s aplikací MS Outlook. Nyní je možné mít na jedné stránce kalendáře ze SharePointu a z Outlooku. Události v kalendáři na SharePointu je nyní možné zadávat stejným způsobem jako v Outlooku – kliknete na místo v kalendáři a přidáte událost přímo v kalendáři. Pokud se navíc rozhodnete událost přesunout, můžete využít funkce „drag & drop“, která je dostupná nyní i v SharePointu a jednoduše přesunout událost jinam v kalendáři.
SharePoint nyní v sobě obsahuje i jednoduchý rezervační systém – pokud plánujete schůzku s kolegy, můžete použít tzv. skupinový kalendář, kde kromě pozvání svých kolegů můžete provést i rezervaci místnosti a potřebné techniky, třeba projektoru ale i schvalování nepřítomnosti.
Práce offline
Ve verzi SharePoint 2007 jste měli možnost připojit si do Outlooku knihovny, kontakty nebo kalendáře a mít tak dostupná data, pokud jste nebyli připojeni k firemní síti. Nová verze přináší tzv. Microsoft SharePoint Workspace 2010. Díky zahrnutí technologií dříve obsažených v produktu Groove byla ještě rozšířena možnost práce offline. Prostřednictvím tohoto Microsoft SharePoint Workspace 2010 může uživatel pracovat s SharePoint weby, knihovnami a seznamy offline a provádět potřebné změny. Pokud se napojí zpět do firemní sítě, provedené změny obsahu se automaticky promítnou na síť. Obousměrná synchronizace mezi uživatelovým počítačem a firemní sítí probíhá automaticky, pokud se uživatel připojí k síti.
Efektivnější sdílení informací prostřednictvím wiki a týmového webu
Představuje snadnější úpravu obsahu pomocí nového Rich Text Editoru, který šetří uživatelům čas a usnadňuje práci. Nyní je možné vkládat obrázky přímo z počítače na SharePoint web.
Správa více položek najednou
Je vlastnost, kterou uvítá asi každý, kdo pracuje se SharePointem. Nová verze umožňuje práci s několika položkami najednou – pokud si označíte například více souborů, můžete provést nad nimi stejnou akci – rezervovat si je nebo odrezervovat.
Snadnější tvorba a správa blogů
Pokud jako uživatel vedete firemní nebo personální blog, Vaše práce se stane snadnější. Kromě výhod uvedených výše (Rich Text Editor, vkládání obrázků z lokálního úložiště) došlo také ke změnám v organizaci uspořádání směrem k vyšší přehlednosti.
Práce s mobilními zařízením
Optimalizované stránky pro mobilní zařízení jsou nyní dostupné nejen pro prohlížení, ale také pro editaci a práci s dokumenty, blogy, wiki, obchodními daty a weby. Mobilní zařízení působí jako silný pracovní nástroj, takže uživatel může přistupovat nejen k dokumentům, blogům, wiki, obchodním datům a webům, ale může v nich i vyhledávat potřebné informace a osoby. Novou funkcí je možnost objednat si SMS upozornění, pokud dojde ke změně v knihovně nebo v seznamu na SharePointu (jak tomu bylo ve verzi 2007 ve formě alertů do mailu).
Komunity
Komunity je oblast, které věnuje nová verze SharePoint 2010 značnou pozornost pod nátlakem rostoucího fenoménu sociálních sítí, jako je Facebook nebo Twitter. Umožňuje lepší sdílení informací o sobě a kolezích a zájmech. Můžete se tak seskupovat s lidmi s podobnými zájmy nebo poznávat nové kolegy, hledající pomoc.
Hledat a pomoci najít zajímavé informace
Nové vlastnosti (newsfeed, sociální tagování, rating) dovolují lépe sledovat kolegy a jejich činnosti, které Vám zajímají, stejně jako sdílet správný obsah. Prostřednictvím osobního webu (My Site)a profilů se uživatel podílí na sdílení znalostí s kolegy a může tak rozvíjet své zájmy a znalosti. Další možností je sledování aktivit kolegů a být informován o vývoji v oblastech, které uživatele zajímají anebo poskytnout pomoc ostatním, kteří hledají pomoc v oblastech zájmu uživatele.
Enterprise Content Management
Nové vlastnosti ECM přinášejí další možnosti práce s dokumenty, záznamy a digitálním obsahem efektivnějším způsobem.
Správa metadat
Novinka Managed Metadata Services je služba v SharePoint 2010, která poskytuje sadu funkcí umožňujících správu taxonomie a metadat konzistentně v celé organizaci. Tato služba umožňuje publikovat a sdílet typy obsahu přes celou kolekci webů a webové aplikace. Taxonomie je hierarchické uspořádání termínů. Tyto termíny jsou centrálně spravovány a mohou být použity jako součást obsahu, pokud je přidán sloupec těchto managed metadat do seznamů, knihoven nebo typů obsahu.
Dokumentové sady
Dokumentové sady jsou nový typ obsahu, který dovoluje uživatelům vytvořit a pracovat s několika dokumenty najednou. Může se jednat například o sadu přednastavených dokumentů, kterou mohou uživatelé upravovat, pokud vytváří novou sadu. Pro takovou dokumentovou sadu je možné předdefinovat sdílená metadata, workflow nebo verzování. Dokumentová sada může obsahovat dokumenty různého typu, tedy soubory Word, Excel a další.
Vylepšené Centrum dokumentů
Nová šablona dokumentového centra přináší další nové vlastnosti, jako například navigaci na základě metadat. Novinkou je také ID dokumentu, jedinečná identifikace dokumentu v systému.
Politiky a správa záznamů
Umožňuje označit dokument jako oficiální soubor nebo záznam v rámci Collaboration webu a tím ho ochránit od jakékoliv budoucí změny. Tyto oficiální záznamy mohou být nyní umístěny ve stejné dokumentové knihovně, která obsahuje ostatní dokumenty, na nichž lidé spolupracují.
Retenční politiky zahrnují vícestupňové rozvrhy a sedm nových akcí pro správu záznamů, jako jsou „Odeslat záznam do archivu“ nebo „Declare as in-place record“.
Vylepšená správa obsahu webu
Ulehčuje vytváření a správu webů. Pomocí již zmíněného „pásu karet“ (ribbon), který seskupuje příbuzné příkazy pro provádění akcí a tím usnadňuje uživatelům tvorbu obsahu, nebo podporou medií (Silverlight) a řešení pro webovou analýzu.
Pokud se vytváří a spravují různé verze publikačních webů nebo stránek, tato operace probíhá nyní ve frontě a na pozadí, takže uživatelé mohou pracovat v SharePointu, dokud tyto operace nejsou hotové. Pomocí příkazu „View Changes“ je pak možné porovnat novou verzi s předchozí – zobrazí se provedené změny, které mohou být upravovány pomocí Rich Text Editoru.
Vyhledávání
Vyhledávání je část, která prodělala velkou změnu a pokrok k lepšímu. Rychlejší a přesnější vyhledání správných informací, kolegů jsou prezentovány v novém zobrazení s náhledem, které umí „zpřesnit“ výsledky do kategorií, s lepším popisem a metadaty.
Lepší a rychlejší výsledky vyhledávání
Ve vyhledávání je možné nyní upřesňovat výsledky pomocí jejich zúžení pomocí parametrů (web, autor, datum). Další výraznou pomoc představuje nabídka klíčových slov pro vyhledávání při zadávání hledaného výrazu, doporučení typu „Měli jste na mysli?“ nebo možnost použít výrazy AND, OR, NOT nebo tzv. wildcards. SharePoint navíc provádí vyhledávání i na lokálním počítači, pokud pracuje s Windows 7.
Sociální aspekty pro vyhledávání
Vyhledávání podle „sociálních“ stránek dovoluje vyhledávat osoby podle jejich dovedností, vyhledávat „foneticky“ (uvidíme, jak si poradí s češtinou) a zpřesňovat výsledky podle oddělení, kde hledaný pracovník působí, nebo podle jeho pracovního zařazení.
Správa a úpravy webů
Několik nových vlastností týkajících se správy obsahu, návrhu webu a jazykových verzí bylo optimalizováno pro použití, návrh a přístup k SharePointu a jeho obsahu.
Nový nástroj pro nastavení uživatelských oprávnění
Správa oprávnění je dostupná nyní na každé kolekci webů, na webu, seznamu či položce seznamu. To umožňuje snadno přidávat uživatele a skupiny, měnit úrovně oprávnění nebo spravovat anonymní přístup. Je možné zobrazit a nastavit všechna oprávnění, která má uživatel nebo skupina uživatelů.
Změna barev a fontů
„Themes Gallery“ je novinka, která umožňuje vybrat témata v SharePointu 2010 a přidávat svá nově vytvořená.
Změna jazykového nastavení.
Pokud je nainstalované jazykové rozšíření, je možné nastavovat-měnit libovolný jazyk. Vícejazyčná podpora SharePoint existuje v oblastech jako je pás karet rozhraní, menu a navigace webu, ale vlastníci webů mohou také nakonfigurovat pole do seznamů pro podporu více jazyků.
Obchodní inteligence
Schopnosti obchodní inteligence byly rozšířeny prostřednictvím rozšířených funkcí Excel Services, PerformancePoint Services a Business Connectivity Services. To jsou základní stavební prvky pro práci s obchodními daty a procesy. Nový SharePoint dále nabízí sady funkcí pro práci s Office 2010 aplikacemi přímo v prohlížeči.
Excel Services
Vylepšené vlastnosti pro vizuální analýzu dat (podmíněné formátování, filtrování dat) nebo těsnější integrace s excelovskými pivotními tabulkami a spolupráce s SQL Server Analysis Services umožňují rychlejší a efektivnější analýzu záznamů.
Další novinkou jsou Office Web Applications.
Office web Applications
Office web applications obsahují v sobě bohaté schopnosti práce s www verzemi nejpopulárnějších klientských aplikací Office tak lidé mohou mít přístup k dokumentům, tabulkám, prezentacím a poznámkám bez obav o to, zda jsou má na počítači nejnovější nainstalované klientské aplikace Office. Plnohodnotné desktop aplikace Office poskytují plně funkční možnosti úpravy Office dokumentu v režimu online i offline, zatímco Web aplikace Office poskytují flexibilní editační schopnosti založené na prohlížeči, když klientský software není k dispozici).
Webová část pro grafy
Tato webová část byla zdokonalena díky spolupráci s firmou DUNDAS na základě technik používaných u jejich aplikace Dundas Chart. Díky tomu se podařilo dosáhnout bohatších a lepších grafů, které mohou být konfigurovatelné přímo z webu a využívat datové zdroje jako jsou seznamy, externí seznamy, Business Data Services, Excel Services a jiné webové části.
Visio services
SharePoint nově obsahuje funkci Visio Services pro sdílení grafů, diagramů a schémat aplikace Visio přímo na lokalitě SharePoint.
PerformancePoint Services
Monitoruje a provádí analýzu pro podporu kvalitnějších obchodních rozhodnutí. Pomocí této služby je možné vytvářet dashboardy s výsledky, reporty a filtry. Datové zdroje mohou být použité z jednoho nebo kombinace několika zdroje. Výsledné reporty je možné personalizovat pro konkrétního uživatele.
Další významnou vlastností PerformancePoint Services je správa a zabezpečení obsahu v SharePoint Serveru 2010 s využitím jeho bezpečnostních prvků. Dashboardy a jejich položky jsou uloženy, spravovány a zabezpečeny uvnitř seznamů a knihoven SharePointu.
Vylepšené Scorecards
Pomocí Scorecards je nyní možné detailněji analyzovat a přistupovat k detailnějším informacím. Mají dynamičtější možnosti uspořádání, dynamickou strukturu a výpočty KPI. To dovoluje tyto vlastnosti využít pro vytvoření vlastních měřítek při použití několika datových zdrojů. Uživatel může třídit, filtrovat hodnoty a porovnávat rozdíly mezi aktuálními a cílovými hodnotami pro lepší odhad rizik.
Analytické reporty
Rozšířené analytické reporty podporují filtrování, nové zobrazení grafů a podmíněné formátování. Nový typ reportu v PerformancePoint Services (Decomposition Tree) dovoluje rychle a vizuálně rozložit hodnoty a pomoci tak porozumět, jaké jsou jejich příčiny.
Business Connectivity Services
Jsou rozšíření, které vychází z BDC (Business Data Catalog), uvedeného v SharePointu 2007. Umožňuje integraci s externími daty a obchodními aplikacemi. BCS umožňuje připojení k externím datovým zdrojům (relační databáze, SAP, webové služby a aplikace) a práci s nimi, včetně podpory vytváření, čtení, update nebo smazání dat. Je možné také vytvářet aplikace pro práci s externími daty v offline režimu v klientských aplikacích (SharePoint Workspace, Outlook, Word).
Závěr
Článek nemohl popsat všechny novinky, které jsou uvedeny v SharePointu 2010. Snažili jsme se představit věci, které budou mít významný vliv na uživatele, pracující se SharePointem. Jedná se opět o velký krok kupředu, největší přínos se objeví ve spolupráci s Officem 2010, kde se plně využijí všechny vlastnosti těchto produktů, které byly navrženy a vytvořeny pro těsnou spolupráci.
Ohromné vylepšení představuje vyhledávácí služba. Nové vlastnosti (zpřesnění hledaných výsledků, náhledy na vyhledané dokumenty, použití wildcard a logických výrazů a další) urychlí vyhledávání obsahu a jeho zpřístupnění uživatelům.
Velikou snahou společnosti Microsoft při vývoji této technologie bylo zajištění hladké integrace a spolupráce s ostatními běžnými nástroji - serverovými aplikacemi Exchange Server a Communications Server počínaje a konče nástroji pro běžného uživatele.
Hlavním požadavkem bylo, aby uživatel mohl pracovat s nástroji, které důvěrně zná, a nemusel si zvykat na nové aplikace a příkazy. Proto je technologie SharePoint 2010 velmi provázaná s aplikacemi balíku Office (ideálně ve verzi Office 2010, ale není to nutnou podmínkou), a tak uživatel často může využívat serverové možnosti, aniž by opustil své známé aplikace.