​Karta uživatele na SharePointu

 

Pokud Picture_5_Organigram.pngpracujete nebo jste někdy pracovali pro větší firmu, určitě jste narazili na věc, která je naprosto běžná – jdete po chodbě a potkáváte lidi, které neznáte a přitom jste v „jednom týmu", pracujete pro stejnou značku. Pokud máte to štěstí, že si pamatujete obličeje a lidi si dovedete, alespoň přibližně, zařadit, pak je tu další problém – jakou mají ve firmě funkci a co je jejich náplní práce. Vím, pro spoustu lidí to mohou být nepodstatné informace, ale pokud budete potřebovat s někým spolupracovat nebo potřebovat sehnat informace pro svou práci, pak je tahle informace neocenitelná. Další takový příklad může být, že jste odesláni na pobočku Vaší firmy. Bylo by dobré poznat, s kým tam budete v kontaktu a neoslovíte případného vedoucího slovy „Nazdar, kde je ten trouba, co tady tomu velí".

Takovým nepříjemnostem mohou zabránit firemní organigramy. Organigramy znázorňují organizační struktury organizace, organizační schéma, které zachycuje např. pracovní pozice, vztahy nadřízenosti, podřízenosti, zastupitelnosti a spolupráce.

Příklad takového organigramu je na Obrázku č. 1. Organigramy jsou však pouze špičkou, prezentací, kterou uživatel může vidět a s ní i zveřejněné údaje. Jako základ, stavební kámen, můžeme považovat tzv. "Kartu uživatele".

 

Karta uživatele

Pokud nastoupíte do zaměstnání a stanete se součástí nějaké organizace či firmy, stáváte se nedílnou součástí její administrativy. Každá firma vede o svých zaměstnancích evidenci pro nejrůznější potřeby. Oddělení HR má záznamy pro svoji potřebu, jiné údaje o Vás vede IT oddělení, jiné finanční oddělení a tak dále. Hlavní nevýhodou je, že tyto údaje jsou pravděpodobně uloženy v oddělených systémech a jejich využití se váže na příslušné oddělení nebo část firmy.

 

Možnost vytvořit takové místo nabízí SharePointu, jedná se o tzv. „Karta uživatele". Poskytuje jedno místo, kde se mohou soustředit informace z různých systémů a poskytnout celkový obraz a informace o Vaší osobě.

Příklad takové „Karty uživatele" je na vedlejším obrázku.

Karta uživatele je spojena s pracovníkovou osobní stránkou „My Site". Picture_4_ProfilUzivatele.pngČást informací na „Kartě uživatele" čerpá informace z různých vnitrofiremních systémů a jinou část informací pak každý uživatel o sobě uveřejňuje sám.

Znamená to tedy, čím více informací získáme z dalších systémů nebo o sobě pracovník přímo poskytne, tím více informací máme k dispozici pro uplatnění v aplikacích platformy a jejich procesech nebo zpřesnění výsledků vyhledávání.

Pro komunikaci s ostatními pracovníky je k dispozici „Note Board", kde je možné psát a publikovat informace pro ostatní pracovníky.

Kromě informací o pracovníkovi jsou k dispozici další nástroje. Jedním z nich je „My Organization Chart" – zobrazení, kde v hierarchie organizace se pracovník nachází. Z organizačního uspořádání můžete přímo přecházet na osobní stránky svých kolegů a čerpat informace přímo od nich.

Často ale vzniká potřeba, mít k dispozici údaje na jednom místě a mít je aktuální. Pokud potřebujete vyhledat kolegu s určitou odborností nebo jazykovými znalostmi, potřebujete najít svůj protějšek na jiné pobočce nebo prostě potřebujete zjistit nějakou informaci, je dobré mít takovou možnost.

 

Zveřejnění informací o uživateli

international.pngJak již bylo uvedeno v textu výše, jednotlivé informace popisují uživatele – pracovní zařazení, telefon, mailová adresa, místo pracoviště, role a pozice v organizaci, certifikace, katalog členství v jednotlivých webech a aplikacích, sdílení obsahu – to jsou informace, které jsou čerpány z jiných systémů nebo přímo z platformy SharePoint. Takto evidované množství informací je vhodné zobrazovat na základě pravidel a oprávnění - právo vidět a potřeba vidět. Zobrazení těchto informací, stejně jako jinde v SharePointu, se řídí systémem uživatelských oprávnění a audiencí. To znamená, že některé údaje jsou dostupné pouze uživatelům s patřičným oprávněním nebo rolí. Díky tomu je zajištěno, že citlivé údaje nebudou k dispozici lidem, kteří k tomu nemají oprávnění nebo potřebu.

Informace, které zveřejňuje uživatel sám o sobě, jsou z části načítány ze systémů (např. název účtu, mailová adresa, oddělení, telefon do práce, manažer), jiné doplňuje sám uživatel (např. popis, dovednosti, vzdělání, účast na projektech, zájmy, doplňující kontaktní informace).  O zobrazení údajů, které uživatel doplňuje, má možnost nastavit, komu se budou zobrazovat (u každého údaje). Příklad získávání údajů o uživateli z firemních systémů a jejich využití nebo zveřejnění v rámci platformy je uvedeno na tomto obrázku.

 

Vyhledávání osob

Picture_3_VyhledaniKolegu.png

Za pomoci „Karty uživatele" je samozřejmě možné vyhledávat osoby. Pracujete na nějakém projektu a potřebujete konzultaci od některého kolegy, který se již na obdobném projektu podílel. Pokud

znáte například jméno projektu, jednoduše ho zadáte do vyhledávání a dostanete seznam osob, které se na jeho realizaci podíleli. Pak si jen podle dostupných informací vyberete tu správnou osobu a spojíte se s ní.

 

Výhody použití

Velkou výhodou je, že máte k dispozici vždy aktuální informace z různých systémů na jednom místě. Tyto informace jako jednotlivec můžete využívat k lepší a rychlejší práci a sdílení informací.

Hlavním výhodou je bez pochyby využití těchto vlastností přímo v aplikacích jako například v pracovních rozhodovacích a schvalovacích procesech, využití pro zastupitelnost nebo jako připojovaná popisná metadata.

Další výhodou je využití pro jednotlivá oddělení ve firmě, plánování a provádění jejich činností (např. školení pro pracovníky, obnova certifikací, členství pracovníků na jednotlivých webech a další).

Veškeré zobrazované údaje podléhají nastavení uživatelských oprávnění, což zajišťuje, že pracovník vidí pouze ty informace, ke kterým má oprávnění.

Zlepšení spolupráce a komunikace uvnitř firmy tak získává další nástroj. Záleží jen na vás, jakým efektivním způsobem ho využijete.