Hladký start
MMS - Module Management System
Seznámíme Vás jak probíhají vstupní konzultace a jaké moduly máte k dispozici od svého startu
Společně se seznámíme s aplikací, objasníme její klíčové přínosy pro vaše podnikání a na základě vašich konkrétních potřeb navrhneme nejvhodnější licenční model. Naším cílem je, abyste aplikaci využívali efektivně od prvního dne a aby plně odpovídala vašim očekáváním. Níže naleznete detailní přehled aktivit, které na vás během této konzultace čekají.
1. Co chci řešit a proč
Identifikace hlavních výzev: Které procesy chcete zlepšit (evidence požadavků, workflow schvalování, dokumentová správa, reporting aj.).
Strategické cíle: Např. zrychlení schvalovacích cyklů, redukce manuálních zásahů, zvýšení transparentnosti činností, lepší audity.
2. Kde máme problémy
Úzká místa: Ruční sledování stavu úkolů, ztráta dokumentů, nejednotné procesy napříč odděleními.
Bolestivé body: Dlouhé čekací doby na schválení, duplicity dat, nedostatečná přehlednost.
3. S čím a jak pracujeme nyní
Současné nástroje: Excel, e-mail, sharepointové složky, intranetové portály, ad hoc skripty.
Procesy: Popis dosavadních workflow (např. e-mailové okruhy, fyzické podpisy, ad hoc meetingy).
4. Co si slibujeme
Přínosy MMS: Centralizaci agend, automatické notifikace, ucelený reporting, integraci s M365.
Měřitelné cíle: Snížení času schválení o X %, pokrytí 100 % klíčových procesů, zvýšení spokojenosti uživatelů.
5. Počty uživatelů
Power users: Uživatelé s administrátorskými či procesními rolemi (např. procesní analytici, team leadeři) – odhad 10–20 osob.
Standard users: Všichni ostatní (zadavatelé, schvalovatelé) – odhad 100–200 osob. Externí uživatelé: Dodavatelé či partneři, kteří budou dočasně zapojeni do některých procesů – řádově desítky.
6. Datové zdroje pro řešené agendy
Stávající databáze: SQL Server, Oracle, SharePoint Lists.
Externí systémy: DevOps, ERP, CRM, interní dokumentové úložiště.
Importní potřeby: Jednorázový import historických záznamů, přímé API napojení na klíčové zdroje.
7. Naše infrastruktura
On-premises: Virtualizované servery (VMware/Hyper-V), Windows Server, SQL Server, Active Directory. Cloud: Azure Subscription s Entra (Azure AD), případně Office 365/Microsoft 365 prostředí. Síť a bezpečnost: VPN, firewally, pravidelné zálohy, monitoring.
8. Forma schvalování pořízení MMS
Interní proces: Prezentace projektového záměru, ROI analýza, schválení vedením / odpovědné osoby, podpisové pravomoci.
Klíčové milníky: Fixace požadavků → implementace → testování a školení → akceptace → produkční nasazení / pilot → podpora / rozvoj
Hotové moduly
Představení hotových modulu pro evidence a schvalování různých typů požadavků, dokumentových agend a plánování a sledování úkolů.
Schvalování smluv
Evidence a správa dokumentů
Moduly, která usnadňují řešit problematiku správy a zpracování smluvní agendy a dokumentů. Jednoduchým způsobem vytvářejte dokumentové sady. Budete mít pod kontrolou celý životní cyklus od návrhů, tvorby, schvalování, publikování, evidování a přístupy až po vyřazení. Usnadnete práci jak aktivním účastníkům procesu, tak běžným uživatelům nebo využijte externí sdílení.
Řízení požadavků na zaměstnance
Dokumentace HR agendy
Řízení požadavků na zaměstnance, dokumentace HR agendy
HR manažer spravuje požadavky na nové zaměstnance, přesuny či školení, vede evidenci pracovní dokumentace a zajišťuje podpisy a audity. Proces začíná podáním žádosti (např. nábor), pokračuje schvalováním rozpočtu, realizací a uzavřením agendy.
IT požadavky
IT Evidence
Přijem a vyhodnocování požadavků na změny (Change Requests), nové IT služby či incidenty, zajišťuje jejich schválení a koordinuje nasazení v produkčním prostředí. Zadání požadavku, technická analýza, schvalovací workflow (business sponzor, bezpečnost), plánování nasazení a verifikaci v testu i produkci.
Evidence systémů a aplikací, provisioning a deprovisioning uživatelských přístupů, údržbu technické dokumentace, patch management, monitorování provozu a SLA, a pravidelné audity. Proces začíná žádostí o přístup nebo změnu v konfiguraci, následuje schvalovací postup, implementace a ověření.
Projektový kontrolní panel
Správa projektových požadavků
Projektový manažer plánuje projektové etapy, vytváří harmonogram, rozděluje úkoly mezi členy týmu a pravidelně sleduje jejich dokončení. Zahrnuje i řízení rizik, eskalace a reportování stavu projektu vedení.
Koordinátor projektů sbírá požadavky napříč odděleními, zajišťuje jejich schválení, spravuje projektovou dokumentaci a sleduje administrativní činnosti spojené s projekty. Je mostem mezi projektovým týmem a interními klienty.
Office manažer
Zajišťuje každodenní administrativní podporu vedení společnosti (schůzky, kalendáře, korespondence), spravuje interní dokumenty a komunikuje s externími partnery. Proces zahrnuje zadání úkolu či požadavku, jeho alokaci, vyřízení a potvrzení dokončení.
Správce budov, vozového parku
a dalších zdrojů
Správce budov a vozového parku eviduje a rezervuje firemní prostory (zasedací místnosti, kanceláře) a vozidla. Zajišťuje údržbu, schvalování požadavků na rezervace a evidenci technického stavu.