Dokumenty pod kontrolou
po celý životní cyklus
v Microsoft 365
Nevíte, která verze je ta správná a kdo za ni zodpovídá?
Dokument nestačí jen uložit. Potřebujete zachovat i jeho souvislosti – aktuální verzi, odpovědnost, stav schválení, návazný proces i informaci, k čemu dokument patří. Bez společného řízení se tyto souvislosti postupně ztrácejí.
-
Lidé pracují se starou nebo neschválenou verzí.
-
Schvalování se prodlužuje a není jasný další krok.
-
Vedení nemá jistotu, kdo dokument změnil, schválil, publikoval nebo se s ním seznámil.
MMS - Module Managament se službou DMS neřeší jen ukládání a správu dokumentů. Vytváří dokumentové sady pro soubory, jejich kontext, verze, role a procesy do řízeného životního cyklu dokumentů. DMS využívá služby SharePointu nebo souborového systému. MMS rozšiřuje možnosti Microsoft 365 o aplikační a provozní vrstvu v kontextu podnikových agend.
DMS v MMS přináší kontrolu nad dokumenty
i procesy
Všechny dokumenty máte přehledně na jednom místě. Víte, která verze je aktuální, kdo za dokument odpovídá a v jakém kroku životního cyklu se nachází.
-
Přehled dokumentů, příloh nebo mutací a jejich verzí v dokumentových sad.
-
Jasně definovaná struktura, role a odpovědnosti.
-
Řízené připomínkování, schvalování, publikace a seznámení.
-
Úkoly, komunikace, vazby a kontext jsou integrované přímo do pracovního prostředí dokumentace.
-
Historie změn a návazností pro dohledání průběhu a odpovědností.
Dokumentová sada se strukturou dokumentů, rolemi a workflow
Integrovaný formulář úkolu v dokumentové sadě
Připravované workshopy
Chaos v dokumentech stojí čas i jistotu
Nejasné
verze
Není jasné, platná verze dokumentu a podle jakého pracovního kontextu se má pracovat.
Zdlouhavé schvalování
Připomínkování a schvalování přes e-mail je nepřehledné a zbytečně prodlužuje celý proces.
Nejasné odpovědnosti
Není jasné, kdo má dokument zpracovat, schválit nebo publikovat a v jakém stavu se právě nachází.
Dokumenty nejsou jen samostatné soubory, ale součást podnikových agend.
Dokumenty propojené
s firemními agendami a procesy.
Dokument v MMS není pouze soubor určený k uložení. Je součástí dokumentové sady a konkrétní agendy, ve které vzniká, schvaluje se, používá a aktualizuje.
DMS proto v MMS nestojí jako samostatné úložiště. Dokumentové sady propojují obsah s rolemi, komunikací, workflow a navazujícími činnostmi ve společném pracovním kontextu.
Firma tak nezískává další knihovnu souborů, ale řízené pracovní prostředí dokumentace. Změna dokumentu v něm může vytvořit úkol, zahájit schválení, vyžádat seznámení uživatelů nebo spustit další krok agendy.
MMS – platforma rozšiřující Microsoft 365
MMS – aplikační a pracovní prostředí pro řízení dokumentace v Microsoft 365
Nejen místo pro dokumenty.
Různé agendy, ale jeden společný základ pro řízenou dokumentaci
Řízená dokumentace v praxi – MERO ČR
Vytvoření nového pracovního prostředí pro řídicí dokumentaci - dokuemntová sada. Cílem bylo automatizovat workflow procesy spojené se vznikem nové dokumentové sady i s aktualizací stávajících dokumentů, funkční notifikace k úkolům a požadavkům a vytvořit přehledné a intuitivní prostředí pro jejich správu a sledování.
„Společnost EMRIS se tohoto úkolu zhostila výborně. Velmi si vážíme její flexibility, ochoty spolupracovat a rychlé časové odezvy na vznesené dotazy i požadavky.“
Chcete vidět, jak může řízená dokumentace fungovat ve vaší firmě?
Domluvte si krátkou ukázku nebo se zúčastněte našeho workshopu.
Ukážeme vám, jak propojit dokumenty, jejich verze, schvalování a odpovědnosti v prostředí Microsoft 365.
