Dokumenty pod kontrolou
pro celý životní cyklus
v Microsoft 365
Nevíte, která verze je ta správná a kdo za ni odpovídá?
Dokumenty dnes nevznikají na jednom místě. Procházejí mezi lidmi, týmy a systémy, mění se jejich verze, připomínkují se, schvalují a publikují. Nad dokumenty je stále obtížnější udržet kontrolu nad jejich aktuálností, kontextem, procesem i odpovědnostmi.
- Někdo pracuje se starou verzí.
- Někdo čeká na schválení.
- Někdo neví, co má udělat dál.
- Organizace nemá jistotu, kdo dokument změnil, schválil, publikoval nebo se s ním seznámil.
DMS v MMS nespravuje jen soubory.
Propojuje dokumenty, jejich kontext, verze, role a procesy do řízeného životního cyklu – od přípravy a připomínkování přes schválení až po publikaci, evidenci a archivaci. Díky tomu rozšiřuje možnosti Microsoft 365 o komplexní řízení dokumentace.
Chaos v dokumentech stojí čas i jistotu
Nejasné
verze
Není jasné, která verze dokumentu je aktuální a podle které se má pracovat
Zdlouhavé Schvalování
Připomínkování a schvalování přes e-mail je nepřehledné a zbytečně prodlužuje celý proces.
Nejasné odpovědnosti
Není jasné, kdo má dokument zpracovat, schválit nebo publikovat a v jakém stavu se právě nachází.
DMS v MMS přináší kontrolu nad dokumenty i procesy
Všechny dokumenty máte bezpečně na jednom místě.
Vždy víte, která verze je aktuální, kdo za ni odpovídá
a v jakém stavu se nachází.
- Přehledné řízení úkolů na jednom místě.
-
Jasně definované role a odpovědnosti.
-
Přehled o termínech, prioritách i stavu plnění díky graficky odlišeným úkolům, různým typům zobrazení a pipeline průběhu řešení.
-
Spolupráce prostřednictvím adresných komentářů, příloh a kontrolních seznamů.
-
Přehledná historie změn a návazností mezi úkoly.
-
Propojení úkolů s dokumenty, agendami a procesy.
DMS není samostatný ostrůvek.
Je součástí MMS.
Dokumenty propojené
s firemními agendami a procesy.
Dokumenty ve firmě většinou neexistují samy o sobě. Navazují na požadavky, úkoly, schvalování a další firemní agendy.
DMS je proto součástí MMS, které rozšiřuje Microsoft 365 o jednotné prostředí pro řízení dokumentů, úkolů, požadavků, dat a procesů. Zároveň umožňuje integraci s dalšími podnikovými systémy a službami.
Změna dokumentu tak může plynule navázat na úkol, spustit schvalování nebo například proces seznámení zaměstnanců.
MMS – platforma rozšiřující Microsoft 365
Nejen místo pro dokumenty.
Prostředí, které propojuje dokumentaci s agendami a každodenními procesy.
Chcete vidět, jak může řízená dokumentace fungovat ve vaší firmě?
Domluvte si krátkou ukázku DMS nebo se zúčastněte našeho workshopu.
Ukážeme vám, jak propojit dokumenty, jejich verze, schvalování a související procesy v jednom řízeném prostředí.
