Problém není ve vyhledávání. Je v kontextu.
Vyhledávání v SharePointu často nefunguje tak, jak uživatelé očekávají. Text vysvětluje, proč problém není v technologii samotné, ale v absenci kontextu mezi dokumenty, úkoly a požadavky – a proč je struktura práce klíčem k relevantním výsledkům.
V SharePointu nejde vyhledávat.
Tuto větu slyšíme často.
Ve většině případů není problém ve vyhledávání samotném.
Je v tom, že dokumenty, záznamy, úkoly a
požadavky nejsou zasazené do jednoho rámce práce.
Vyhledávání pak vrací to, co je v systému uloženo -
ale uživateli chybí kontext.
Co se v praxi děje?
Dokument je někde v knihovně.
Požadavek v jiném seznamu.
Úkol v Planneru.
Diskuse v Teams.
Každý nástroj funguje.
Ale souvislosti mezi nimi nejsou vidět.
Jak k tomu přistupujeme v MMS?
MMS rozšiřuje Microsoft 365 o sjednocený pracovní rámec.
To znamená, že nepracujeme jen s dokumenty,
ale i se záznamy - projekty, požadavky, odpovědnosti, workflow.
Příklady:
Dokumentové centrum
Dokument není izolovaný soubor.
Je součástí agendy, projektu nebo procesu.
Metadata nejsou jen pole - jsou nositelem kontextu.
Projektové centrum
Projekt není jen složka.
Je to pracovní prostor s dokumenty, úkoly, odpovědnostmi i historií aktivit.
Vyhledávání pak nehledá „soubor“.
Hledá informaci v kontextu práce.
A kde je role AI?
Nativní AI v rámci MMS pracuje nad tímto sjednoceným prostředím.
Nevyhledává jen podle klíčových slov.
Pracuje s kontextem projektů, rolí a dat.
Ale platí základní pravidlo:
AI zvyšuje hodnotu prostředí,
pokud je přehledná struktura a pravidla práce definovaná.
Vyhledávání tedy není jen funkčnost.
Je to odraz toho, jak je organizace schopna pracovat
s informacemi napříč agendami.
Tuto větu slyšíme často.
Ve většině případů není problém ve vyhledávání samotném.
Je v tom, že dokumenty, záznamy, úkoly a
požadavky nejsou zasazené do jednoho rámce práce.
Vyhledávání pak vrací to, co je v systému uloženo -
ale uživateli chybí kontext.
Co se v praxi děje?
Dokument je někde v knihovně.
Požadavek v jiném seznamu.
Úkol v Planneru.
Diskuse v Teams.
Každý nástroj funguje.
Ale souvislosti mezi nimi nejsou vidět.
Jak k tomu přistupujeme v MMS?
MMS rozšiřuje Microsoft 365 o sjednocený pracovní rámec.
To znamená, že nepracujeme jen s dokumenty,
ale i se záznamy - projekty, požadavky, odpovědnosti, workflow.
Příklady:
Dokumentové centrum
Dokument není izolovaný soubor.
Je součástí agendy, projektu nebo procesu.
Metadata nejsou jen pole - jsou nositelem kontextu.
Projektové centrum
Projekt není jen složka.
Je to pracovní prostor s dokumenty, úkoly, odpovědnostmi i historií aktivit.
Vyhledávání pak nehledá „soubor“.
Hledá informaci v kontextu práce.
A kde je role AI?
Nativní AI v rámci MMS pracuje nad tímto sjednoceným prostředím.
Nevyhledává jen podle klíčových slov.
Pracuje s kontextem projektů, rolí a dat.
Ale platí základní pravidlo:
AI zvyšuje hodnotu prostředí,
pokud je přehledná struktura a pravidla práce definovaná.
Vyhledávání tedy není jen funkčnost.
Je to odraz toho, jak je organizace schopna pracovat
s informacemi napříč agendami.
Vyhledávání vždy vrátí to, co v systému je. Pokud ale informace nemají vazby, odpovědnosti a kontext, uživatel dostane jen seznam výsledků, ne odpověď. Schopnost najít správnou informaci proto nezačíná u vyhledávacího pole, ale u toho, jak je práce ve firmě strukturovaná.
