Dokumenty v M365 & MMS
MMS - Module Management System
Tipy pro efektivnější práci a jak MMS rozšiřuje vaše možnosti
Microsoft Teams a SharePoint je výborný nástroj pro komunikaci a sdílení.
Má však své limity – zejména při propojování kontextu a zobrazování souvislostí u dokumentů.
01
Udržujte dokumenty ve strukturovaných a logických složkách
Složky jsou základem orientace v M365, ale jejich struktura nesmí být chaotická:
- předem si určete logiku: typ dokumentu, projekt, agenda, období, etapa
- pravidelně kontrolujte, zda složky nepřebují -přerostlá struktura = ztráta přehledu
MMS: umožňuje dokumenty třídit nejen podle složek, ale také podle kontextu hlavního záznamu (agenda, projekt, požadavek). Dokumenty si zobrazite v logícké sadě nebo podle struktury a s příběhem souvislostí.
03
Pracujte s metadaty, ne jen se složkami
SharePoint nabízí: tagy, sloupce, typy obsahu, vlastní metadata.
Když dokumenty štítkujete, „kontext“ se začíná skládat z více míst.
Nevyužitá metadata = nevyužitý potenciál.
MMS: Metadata se vážou na hlavní záznam (např. projekt, požadavek, smlouvu). Dokument získává kontext automaticky a metadata se ukládají konzistentně.
02
Pojmenujte dokumenty podle jednotného standardu
Používejte formát, který umožňuje rychlou orientaci:
-
Název – Typ – Verze – Datum – Projekt/Agenda.
- Vyhnete se duplicitám, špatným verzím a kolegům usnadníte hledání..
MMS: Dokumenty přebírají metadata z agendy, projektu či procesu, takže správné názvosloví vzniká automaticky.