Dokumenty v M365 & MMS

MMS - Module Management System

Domluvit si bezplatnou konzultaci
Jak funguje MMS v praxi

Tipy pro efektivnější práci a jak MMS rozšiřuje vaše možnosti

Microsoft Teams a SharePoint je výborný nástroj pro komunikaci a sdílení.
Má však své limity – zejména při propojování kontextu a zobrazování souvislostí u dokumentů.

01

Udržujte dokumenty ve strukturovaných a logických složkách

Složky jsou základem orientace v M365, ale jejich struktura nesmí být chaotická:

  • předem si určete logiku: typ dokumentu, projekt, agenda, období, etapa
  • pravidelně kontrolujte, zda složky nepřebují -přerostlá struktura = ztráta přehledu

MMS: umožňuje dokumenty třídit nejen podle složek, ale také podle kontextu hlavního záznamu (agenda, projekt, požadavek). Dokumenty si zobrazite v logícké sadě nebo podle struktury a s příběhem souvislostí.

02

Pojmenujte dokumenty podle jednotného standardu

Používejte formát, který umožňuje rychlou orientaci:

  • Název – Typ – Verze – Datum – Projekt/Agenda.

  • Vyhnete se duplicitám, špatným verzím a kolegům usnadníte hledání..

MMS: Dokumenty přebírají metadata z agendy, projektu či procesu, takže správné názvosloví vzniká automaticky.

...

Získat celou sadu tipů pro efektivnější práci

Jednotlivé organizace mohou používat Microsoft 365 v odlišném rozsahu a konfiguraci (SharePoint, Teams, Power Automate, Copilot). Konkrétní možnosti se proto mohou lišit, principy práce s kontextem dokumentů však zůstávají stejné – cílem je dlouhodobý přehled, dohledatelnost a kontrola nad informacemi.