Microsoft Teams & MMS
MMS - Module Management System
Tipy pro efektivnější práci a jak MMS rozšiřuje vaše možnosti
Microsoft Teams je výborný nástroj pro komunikaci a spolupráci v rámci firmy.
Má však své limity – zejména při organizaci práce, správě agend a udržení přehledu o projektech napříč týmy.
01
Začněte správným nastavením týmu
Než začnete tvořit kanály a nahrávat soubory, ujasněte si, k čemu tým slouží – projekt, oddělení nebo agenda.
- Zvolte vhodný typ týmu (např. soukromý pro vedení firmy, veřejný pro interní sdílení).
- Promyslete strukturu kanálů – obecný, dokumentace, úkoly, diskuze atd.
- Nahrajte logo nebo ikonu týmu – pomůže vizuální orientaci, zvlášť když máte víc týmů.
Důležité: nastavení můžete kdykoliv upravit, jak se vaše potřeby vyvíjejí.
MMS: můžete struktura týmů a kanálů připravit centrálně a snadno ji přenášet i do dalších projektů – bez opakovaného nastavování.
03
Každý tým má mít jasný účel
Každý tým by měl mít svůj smysl – proč existuje, co se v něm řeší a kdo za něj odpovídá.
- Definujte, proč tým existuje a co se tam řeší.
- Napište to hned do popisu týmu (např. „Tým pro koordinaci obchodních aktivit a sdílení nabídek“).
- Když někdo neví, proč má do týmu psát, přestane ho používat – a tím systém ztrácí smysl.
Důlěžité: Krátký popis pomáhá novým i stávajícím členům zůstat v obraze.
V MMS: můžete účel, odpovědnosti i návaznosti evidovat přímo u týmu nebo projektu, takže se neztratí v popiscích či poznámkách bokem.
02
Nepřehánějte to se strukturou
Pro menší firmu stačí několik dobře pojmenovaných týmů. Přílišná granularita zbytečně komplikuje orientaci i spolupráci.
- Pro menší firmu stačí 3–6 týmů (např. Management, Obchod, Projekty, Podpora, Marketing).
- Nedělejte tým pro každého klienta – raději používejte kanály v rámci jednoho týmu.
Důležité: Cílem je aby se lidé neztráceli v množství prázdných nebo neaktivních týmů.
MMS: vám práci zjednoduší – nové agendy a projekty vznikají automaticky se stejnou, osvědčenou strukturou a pořádkem.